Van verouderde centrale naar flexibele telefonie
Beperkingen van de oude telefooncentrale
Een van de grootste struikelblokken bleek de bestaande telefonie-infrastructuur te zijn. De groep maakte nog gebruik van een oude Cisco telefooncentrale, een systeem dat niet meer voldeed aan de hedendaagse eisen. “Niet alleen waren de onderhoudskosten van deze centrale hoog, ook bleek het systeem kwetsbaar en weinig flexibel in het dagelijks gebruik. Medewerkers liepen tegen beperkingen aan en het onderhouden van de centrale slokte veel tijd en energie op,” zegt Bertil Stam.
Behoefte aan modernisering en efficiëntie
“Er was behoefte om processen te stroomlijnen, het aantal leveranciers te reduceren en vooral de bereikbaarheid en het reactievermogen van de organisatie te verbeteren. In een steeds concurrerender wordende markt is snelle, betrouwbare communicatie immers een absolute vereiste,” geeft Bertil Stam aan.
Waarom de keuze op Conniption viel
Unieke integratiemogelijkheden
Na een uitgebreide inventarisatie en het vergelijken van verschillende telefoniepartners, viel de keuze van de Volvo Nieuwenhuijse Groep uiteindelijk op Conniption. Wat deze partij onderscheidde van de concurrentie was hun unieke vermogen om het bestaande dealer management systeem (DMS), te koppelen met Bubbel van Red Cactus en vervolgens naadloos te integreren met de nieuwe telefonie-oplossing. “Andere aanbieders konden deze koppeling eenvoudigweg niet realiseren, wat voor ons een doorslaggevende factor was,” aldus Bertil Stam.
Duidelijke verantwoordelijkheden en efficiëntie
Bertil Stam, die binnen de organisatie verantwoordelijk is voor IT, benadrukt het belang van sterke integraties: “We willen graag minder leveranciers zodat de verantwoordelijkheden duidelijk zijn. Dankzij Conniption kunnen we nu snel schakelen en zijn onze processen veel efficiënter geworden.” Door te kiezen voor één centrale partner voor zowel telefonie als systeemintegratie, zijn de communicatielijnen korter en is er meer overzicht en controle.
Implementatie: focus op flexibiliteit, beheer en samenwerking
Eigen inzet en betrokkenheid van medewerkers
De daadwerkelijke implementatie van de nieuwe mobiele telefonie oplossing werd grotendeels door de eigen organisatie uitgevoerd, met waar nodig ondersteuning van Conniption. “Deze aanpak zorgde ervoor dat het project in een relatief korte tijd kon worden uitgerold en dat medewerkers direct betrokken waren bij het veranderproces,” vertelt Bertil Stam.
Hybride aanpak: mobiel en vast
Alle monteurs binnen de organisatie zijn inmiddels uitgerust met mobiele telefoons, wat het beheer en onderhoud van de apparatuur aanzienlijk heeft vereenvoudigd. Door over te stappen op mobiele telefonie zijn medewerkers beter bereikbaar, zowel op locatie als onderweg, wat bijdraagt aan de servicegerichtheid en klanttevredenheid. In de praktijk bleek echter dat in drukke situaties, bijvoorbeeld tijdens piekmomenten in de werkplaats of op het kantoor, een fysiek toestel soms nog steeds wenselijk was. “Daarom is er bewust gekozen voor een hybride aanpak: naast mobiele telefoons zijn er later ook vaste toestellen toegevoegd op strategische plekken binnen het bedrijf. Hierdoor behouden we de flexibiliteit van mobiel werken, maar kunnen we in hectische perioden terugvallen op de betrouwbaarheid van vaste toestellen,” aldus Bertil Stam.
Resultaat: een moderne, toekomstbestendige communicatie-infrastructuur
Betere integratie en efficiëntere processen
“Dankzij de overstap naar de mobiele telefonie oplossing van Conniption beschikt de Volvo Nieuwenhuijse Groep nu over een moderne, flexibele en schaalbare communicatie-infrastructuur. De integratie met het dealer management systeem (DMS) en Bubbel van Red Cactus betekent dat processen beter op elkaar aansluiten en dat informatie sneller en efficiënter gedeeld kan worden tussen verschillende afdelingen en medewerkers,” aldus Bertil Stam.
Een betrouwbare partner: minder complexiteit, meer controle
De keuze om het aantal leveranciers te beperken en te kiezen voor één betrouwbare partner heeft geleid tot duidelijkere verantwoordelijkheden, minder complexiteit en een hogere mate van controle en overzicht. “Bovendien is het beheer van de toestellen eenvoudiger geworden en is de organisatie beter voorbereid op toekomstige groei en ontwikkelingen binnen de automotive sector,” zegt Bertil Stam.
Mobiele flexibiliteit én vaste betrouwbaarheid
De combinatie van mobiele flexibiliteit en de beschikbaarheid van vaste toestellen biedt medewerkers het beste van beide werelden: bereikbaarheid, efficiëntie en een professionele uitstraling naar klanten. Door de nauwe samenwerking met Conniption is niet alleen het technisch fundament gelegd voor de komende jaren, maar is er ook een partnerschap ontstaan waarin innovatie en klantgerichtheid centraal staan, besluit Bertil Stam.
Conclusie: Klaar voor de toekomst
Al met al is de transitie naar het nieuwe telefonieplatform een succesverhaal geworden, waarin uitdagingen zijn omgezet in kansen en de organisatie klaar is voor de toekomst, aldus Bertil Stam.
