Uitdagingen
De organisatie ondervond bij de vorige telefonieoplossing onvoldoende ondersteuning. “We kregen vaak niet de feedback die nodig was om onze vragen en problemen snel op te lossen,” vertelt Danny. Daarnaast was er behoefte aan integratie tussen het ERP- en het telefoniesysteem, zodat klantinformatie tijdens gesprekken direct beschikbaar zou zijn; de bestaande oplossing bood deze mogelijkheid echter niet. Tevens vereiste iedere kleine wijziging, zoals het instellen van afwezigheidsmeldingen, tussenkomst van een externe partij, wat leidde tot inefficiëntie en beperkte flexibiliteit. “Dat voelde omslachtig en werkte beperkend,” zegt hij.
Oplossingen
Wij zijn via Red Cactus in contact gekomen met een nieuwe telefonieoplossing van Conniption. “Vanaf het eerste moment werd er actief meegedacht en dat wekte direct vertrouwen,” deelt Danny. De gewenste koppeling met het ERP-systeem is gerealiseerd, waardoor relevante klantinformatie nu automatisch wordt getoond tijdens gesprekken. “Daardoor kunnen we veel efficiënter werken,” aldus Danny. Bovendien kunnen medewerkers zelfstandig meldingen en andere instellingen aanpassen, zonder afhankelijk te zijn van derden. “We hebben nu meer vrijheid om zelf keuzes te maken,” voegt hij toe.
Implementatie
De onboarding, verzorgd door Stefan, verliep zeer zorgvuldig. “Alle functionaliteiten werden helder uitgelegd en we kregen meteen praktisch inzicht in hoe je het systeem optimaal gebruikt,” vertelt Danny. Gedurende het implementatietraject verliepen alle processen soepel en zonder noemenswaardige complicaties. Ondersteuning was te allen tijde beschikbaar; vragen werden snel en helder beantwoord. “Het feit dat hulp altijd bereikbaar was, gaf ons veel vertrouwen tijdens de overgang,” merkt Danny op. De continue bereikbaarheid en het proactief meedenken droegen wezenlijk bij aan een succesvolle transitie.
Resultaten
Sinds de overstap naar het nieuwe systeem ervaart van De Zaag dagelijks het verschil. Zelfstandig aanpassingen doorvoeren bespaart tijd en biedt meer vrijheid. “We kunnen nu sneller reageren en zijn minder afhankelijk van anderen,” aldus Danny. Dankzij de directe zichtbaarheid van klantinformatie kan sneller en gerichter worden ingespeeld op klantvragen. De organisatie is minder afhankelijk van externe partijen en beschikt over meer controle binnen de telefonieomgeving, wat zowel eenvoud als efficiëntie bevordert.
Tevredenheid en ondersteuning
van De Zaag is zeer tevreden over zowel de telefonieoplossing als de samenwerking met Red Cactus en Conniption. “De geboden ondersteuning is deskundig en snel; bij vragen of onduidelijkheden wordt er meteen gereageerd,” vertelt Danny. De organisatie voelt zich sinds het eerste contact serieus genomen en goed geholpen.
Toekomst
Hoewel het huidige systeem naar volle tevredenheid functioneert, staat van De Zaag open voor toekomstige ontwikkelingen, waaronder de mogelijke inzet van AI. Op dit moment sluit dit echter nog niet volledig aan bij de organisatie. “Toekomstige optimalisatie bespreken we graag, maar wel zonder druk. Dat waarderen we enorm,” verklaart Danny.
Aanbeveling
van De Zaag beveel deze telefonieoplossing van harte aan andere bedrijven aan. Advies aan geïnteresseerden is om vooraf gedetailleerde informatie in te winnen en gebruik te maken van demonstraties, zodat de mogelijkheden duidelijk zijn en een weloverwogen keuze gemaakt kan worden voor een passende oplossing, adviseert Danny tot slot.
