KPN OneBase: uitleg in video

Duur: ongeveer 13,5 minuut. De video is opgedeeld in hoofdstukken, zodat je snel naar het onderdeel gaat dat je nodig hebt.

Algemene instellingen

Ga naar Telefooncentrale en daarna Instellingen. Hier zie je het algemene nummer waarmee je bedrijf uitbelt en vul je de bedrijfsnaam in. Bij Nummerweergave kies je of iedereen uitbelt met het nummer van de centrale of met zijn eigen nummer. Je kunt hier ook uitgaande gesprekken naar bepaalde, dure bestemmingen blokkeren.

Gebruikers beheren

Onder Gebruikersbeheer zie je alle gebruikers met hun naam, interne en externe nummer en afdeling. Klik op de drie puntjes en kies Gebruiker bewerken. Je kunt dan onder andere de naam en het e-mailadres aanpassen, het wachtwoord resetten, nummers toewijzen en de afdeling instellen. Ook zie je in welke wachtrijen iemand zit, met welk nummer hij uitbelt, of Niet storen aan staat, of zijn gesprekken worden doorgeschakeld en hoe zijn voicemail is ingesteld. Staat Vast mobiel integratie in het menu, dan heeft deze collega VaMo.

Telefoonboek

Contacten in het telefoonboek komen in alle KPN-apps en in Webex. Een los contact voeg je toe met de knop Telefoonnummer toevoegen. Veel contacten tegelijk? Klik op Importeren, download het voorbeeldbestand, vul in de eerste kolom de namen en in de tweede de nummers in en importeer het bestand. Gebruik je Webex, klik dan onder Telefooncentrale, Instellingen, Webex op Synchroniseer telefoonboek. Dan zijn de contacten ook in Webex zichtbaar.

Belgroepen en wachtrijen

Een belgroep is een groep mensen die samen worden gebeld. Een wachtrij, in OneBase callcenter genoemd, heeft meer mogelijkheden. Bij beide stel je in of alle telefoons tegelijk overgaan of een voor een, en waar een gesprek naartoe gaat als niemand opneemt. Collega’s voeg je toe via Agenten: kies iemand in het dropdownmenu, klik op het plusje en sla op. Iemand verwijderen doe je via de drie puntjes en Ontkoppelen. Bij een wachtrij stel je daarnaast een welkomstbericht, een melding van de verwachte wachttijd, een periodiek bericht, wachtmuziek, een maximum aantal wachtenden en een overloop naar een ander nummer in.

Tijdschema’s en feestdagen

Onder Gedeelde tijdschema’s staan je openingstijden en een schema voor feestdagen of extra sluitingen. Een feestdag toevoegen:

1. Klik op de drie puntjes achter Feestdag en kies Bewerken.
2. Laat de bovenste regel met dummy staan. Die is nodig om het schema te laten werken.
3. Klik op Periode toevoegen, geef de periode een naam en kies de datums.
4. Kies of het de hele dag geldt of alleen tussen bepaalde tijden, en of het jaarlijks terugkomt.
5. Sla de periode op en daarna het schema.

Wil je meer weten over Webex? Bekijk dan ook onze video over Webex instellen.