Van traditioneel bellen naar rust en overzicht

De oplossing van Conniption, waarbij telefonie wordt gekoppeld aan het CRM-systeem, bleek daarom een passende stap. Via de vaste IT-leverancier van Leadrs kwam Conniption als specialist in beeld. Na een vergelijking met verschillende alternatieven viel de keuze uiteindelijk snel op Conniption. Vooral het persoonlijke contact en de mogelijkheden van de oplossing gaven de doorslag. “Het contact met Conniption verliep erg prettig. Nadat we onze wensen op tafel hadden gelegd, kregen we duidelijke uitleg over de mogelijkheden. Daar stonden we wel van te kijken. Er bleek namelijk veel meer mogelijk dan simpelweg een telefoontje opnemen”, vertelt Rico Schilt, algemeen directeur van Leadrs & Clickables.

De overstap naar de nieuwe telefonieomgeving werd binnen korte tijd op locatie gerealiseerd. Na een duidelijke instructie konden alle medewerkers direct aan de slag met hun headset. De verandering was volgens Rico direct merkbaar op de werkvloer. “Collega’s zien op hun laptop een inkomende oproep binnenkomen en nemen die vervolgens met hun headset aan. Dat scheelt een hoop belgerinkel en de juiste collega weet meteen of een telefoontje voor hem of haar bedoeld is.” Ook voor medewerkers die vanuit huis werken, sluit de nieuwe werkwijze goed aan. “Wie thuis werkt, neemt gewoon de headset mee en kan daar op exact dezelfde manier de telefoon opnemen. Dat past veel beter bij onze manier van hybride werken.”

Een belangrijk voordeel voor Rico is de koppeling tussen de telefonie en het CRM-systeem. Inkomende en uitgaande gesprekken worden automatisch geregistreerd, waardoor medewerkers direct inzicht hebben in eerdere contactmomenten en het eerder aangemaakte dossier. De integratie zorgt daarmee niet alleen voor meer overzicht, maar maakt klantcontact ook efficiënter. Medewerkers beschikken tijdens een gesprek direct over relevante informatie en hoeven minder handmatig gegevens vast te leggen.

De nieuwe telefonieomgeving levert bovendien een belangrijk voordeel op dat verder gaat dan alleen efficiëntie: meer rust tijdens de werkdag. Zo wordt tijdens de lunchpauze automatisch een bandje afgespeeld waarin klanten worden geïnformeerd dat de organisatie op dat moment niet telefonisch bereikbaar is. “Voorheen ging de telefoon tijdens de lunch gewoon af en sprong er iemand op vanachter zijn lunch om op te nemen. Dat nam je pauze toch een beetje in beslag. Nu kun je echt even uit de werkstand stappen en je rust pakken. Dat vinden wij heel belangrijk”, vertelt Rico. De mogelijkheid om telefonische bereikbaarheid op vaste momenten te reguleren, draagt daarmee bij aan een betere balans tussen bereikbaarheid en rust. “Je hoeft hier niet voor te kiezen, maar dat Conniption ons de mogelijkheid geeft om dat zo in te richten, vinden wij juist positief.”

Leadrs & Clickables benutten inmiddels een groot deel van de mogelijkheden van de nieuwe telefonieomgeving, maar zien nog voldoende ruimte voor verdere uitbreiding. Zo staat de integratie van centrale WhatsApp Business-communicatie op het verlanglijstje. Maar de overstap naar Conniption heeft in ieder geval de ogen geopend. Ze beschikken nu over een professionele en flexibele telefonieomgeving die aansluit bij hybride werken, gekoppeld is aan het CRM en zorgt voor meer rust en overzicht op de werkvloer. Zoals Rico het samenvat: “Dankzij de goede overstap en de koppeling met ons CRM kunnen we nu makkelijker en flexibeler met onze klanten communiceren, zowel op kantoor als vanuit huis.”